4 tipos de reuniones educativas que Doodle ayuda a coordinar

Desde organizar las de los estudiantes (https://doodle.com/en/resources/blog/modernize-the-student-teacher-engagement-setup-in-3-simple-steps/) hasta organizar la docencia y las reuniones de comités, el mundo académico implica mucha programación. Aunque estas reuniones son importantes para impartir con éxito las clases y ayudar a atender las necesidades individuales de los estudiantes, a menudo requieren mucho tiempo para coordinar las reuniones en sí. No es tarea fácil organizar y hacer un seguimiento de las distintas reuniones con estudiantes, colegas y personal administrativo. Con agendas tan apretadas, encontrar un momento conveniente para reunirse puede ser todo un reto, que a menudo se complica y alarga al depender del correo electrónico.

Pero, sinceramente, programar reuniones no tiene por qué ser tan difícil. Llevo bastante tiempo utilizando la herramienta de programación en línea Doodle para coordinar todas mis reuniones sobre educación. La razón es sencilla: ofrece una gran variedad de funciones e integraciones que agilizan, automatizan y aceleran el proceso de programación. Eso significa que puedo ahorrar muchas horas cada semana y reorientar ese tiempo hacia otras prioridades más importantes.

Desde encontrar una hora conveniente para reunirme con colegas hasta organizar horas de oficina con los estudiantes, Doodle hace que mi vida laboral sea mucho más fácil. Para ayudar a otros educadores, he descrito los muchos tipos de reuniones educativas que puedes programar con Doodle.

Tipo de reunión 1: Reuniones de comité

La primera forma en que Doodle puede ayudar a simplificar la programación dentro de las instituciones académicas es utilizando su función de Reuniones de Grupo. Se trata de una forma práctica de recopilar la disponibilidad de varios participantes para ayudar a identificar las reuniones en las que puede asistir el mayor número de personas. Es perfecta para determinar la mejor hora para las reuniones de comités o de profesores y permite que todos indiquen su disponibilidad, sin necesidad de una cadena de correos electrónicos de ida y vuelta. Confiar en los correos electrónicos para reservar reuniones no sólo es tedioso y puede llevar días (incluso semanas), sino que también puede dar lugar a retrasos en la programación, errores y citas con doble reserva.

Algunas de las principales ventajas de utilizar Doodle para programar reuniones de comités son:

• Evitar frustraciones tanto para los organizadores como para los asistentes: El proceso de encontrar una hora de reunión mutuamente conveniente puede ser difícil tanto para los organizadores como para los asistentes. Los organizadores de las reuniones tienen que reunir la disponibilidad de varias partes interesadas (a veces, tanto internas como externas). Además, las largas cadenas de correos electrónicos para llegar a un acuerdo sobre la hora de la reunión pueden ser un proceso lento y causar confusión cuando se está coordinando a través de diferentes zonas horarias. La función de reuniones de grupo de Doodle resuelve este problema permitiendo a todo el mundo indicar fácilmente su disponibilidad sin necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta.

• Consulta la hora más conveniente de un vistazo:** Incluso cuando las personas responden con su disponibilidad, puede ser difícil determinar qué hora es conveniente para el mayor número de personas. Y si utilizas el correo electrónico, tendrás que filtrar tu bandeja de entrada (que probablemente esté bastante llena) para encontrar las respuestas de todos los participantes y luego cotejarlas para confirmar qué día y a qué hora les viene bien a todos. La función de reuniones de grupo de Doodle facilita la determinación de las franjas horarias con mayor disponibilidad de un vistazo.

• Aumenta la asistencia a las reuniones: **Dadas las dificultades tradicionales de coordinación para encontrar una hora conveniente para varios miembros de la facultad cuyas agendas están muy ocupadas y ya sobrecargadas de reuniones, no es raro que un coordinador fije las horas de reunión sin sondear primero la disponibilidad. Disponer de una forma cómoda de medir la disponibilidad para múltiples franjas horarias posibles, que resulte sencilla tanto para el organizador como para el profesorado, ayuda a identificar una hora en la que el mayor número de profesores pueda asistir.

Tipo de reunión 2: Horas de oficina con estudiantes

Doodle ofrece una función dedicada de Calendario Reservable que es perfecta para programar horas de oficina. La herramienta permite al profesorado configurar una serie de franjas horarias reservables a las que los estudiantes pueden apuntarse, sin tener que esperar a que respondan a los correos electrónicos y sin tener que comprobar el calendario para evitar dobles reservas. Los estudiantes recibirán automáticamente una invitación del calendario una vez que hayan seleccionado una de las franjas horarias disponibles en el Calendario reservable, que puede incluir un enlace al espacio de reunión virtual para las horas de oficina a distancia.

Algunas de las principales ventajas para los estudiantes son:

• Proceso de inscripción atractivo: El proceso de encontrar por correo electrónico una hora conveniente para ambas partes puede resultar difícil y desalentador, especialmente para los estudiantes más necesitados de ayuda. La facilidad con la que las reuniones se pueden reservar utilizando el Calendario Reservable de Doodle ayuda a que las horas de oficina sean mucho más atractivas y accesibles para todos.

• Detalles confirmados automáticamente**: Las citas reservadas se confirman automáticamente con una invitación del calendario, lo que ayuda a los estudiantes a llevar un registro y recordar sus citas.

Algunas de las principales ventajas para el profesorado son:

• Simplificar el proceso de inscripción: Booking Page puede ayudar a ahorrar un tiempo considerable involucrado en el envío de correos electrónicos a todos los estudiantes en sus clases. Al utilizar la función de página de reserva de Doodle, todo el proceso está automatizado y no requiere mucho trabajo o tiempo para confirmar e incluso reprogramar sus citas de horas de oficina.

• Controla tu horario (y tu tiempo): **Puede establecer reglas específicas sobre cómo desea que se reserven las reuniones. Por ejemplo, puedes establecer un periodo mínimo de preaviso si quieres evitar reuniones de última hora (y permitirte prepararte completamente con antelación). También puedes fijar las horas de trabajo disponibles (por ejemplo, de 9.00 a 18.00, o de 13.00 a 17.00 puede funcionar mejor en función de tus prioridades y carga de trabajo). Ahora bien, si tiendes a que las reuniones se prolonguen más de lo previsto, puedes establecer un tiempo de espera (por ejemplo, 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, etc.) para que no sea posible celebrar reuniones seguidas.

• Recopila información sobre la reunión con antelación: **La función Preguntas personalizadas le permite recopilar detalles sobre lo que los estudiantes quieren discutir por adelantado. Puede establecer que las preguntas personalizadas sean obligatorias u opcionales. Esto le ayudará a preparar las reuniones con antelación y a garantizar que la reunión se desarrolle según lo previsto.

• Librar en nombre de otros: Imagina que tu centro está entrevistando a candidatos para un puesto de profesor. Antes de hacer una oferta final, los mejores candidatos deben ser examinados por los altos ejecutivos y los miembros del consejo de administración. Para ello, es necesario reservar una reunión de grupo entre varios interesados internos y cada candidato. Con Reservar en nombre,** **ahora puede sincronizar los calendarios de todas las partes interesadas internas para mostrar la disponibilidad de todos antes de enviar el enlace del calendario reservable a cada candidato. Sencillo, rápido y sin esfuerzo.

Tipo de reunión 3: Reuniones individuales con colegas

Otra forma en la que Doodle puede ayudar a programar citas es utilizando la función de reuniones individuales. Esta es una buena manera de compartir posibles opciones de reunión con un colega, permitiéndole seleccionar el día y la hora que más le convenga.

Algunas de las principales ventajas de programar reuniones individuales con Doodle son:

• Identifica horarios de reunión mutuamente convenientes: Con la función 1:1 de Doodle, puedes ofrecer varias franjas horarias disponibles en tu calendario.

• Se integra fácilmente con tus calendarios: **Dado que tus calendarios de Google y Office 365 están conectados a través de tu cuenta de Doodle, puedes asegurarte de que solo se mostrarán a los participantes las horas disponibles. Esto significa que puedes decir adiós a las reservas dobles, lo que supone una ventaja tanto para ti como para cualquier persona con la que te reúnas. Y no tienes que preocuparte de ir luego a tu calendario y enviar una invitación oficial - Doodle se encarga de eso por ti una vez que la hora de la reunión ha sido confirmada.

• Envía automáticamente invitaciones al calendario: **Una de las formas en que la programación de reuniones uno a uno en Doodle ayuda a ahorrar tiempo es que envía automáticamente una invitación de calendario y, opcionalmente, un enlace a su reunión de videoconferencia, asegurándose de que ambos tengan detalles de la reunión.

Tipo de reunión 4: Concertación de citas con invitados

Otra forma en que Doodle puede simplificar el proceso de creación de reuniones es crear un itinerario de citas para reunirse con un ponente invitado o un candidato a un puesto de trabajo. La creación de un itinerario para profesores visitantes a menudo implica mucha coordinación. Es necesario equilibrar todos los profesores que quieren reunirse con el invitado y asegurarse de que el itinerario del invitado está completo.

Una hoja de inscripción de acceso público facilita que los profesores se inscriban en las franjas horarias que mejor les convengan, lo que permite cubrir la mayoría de las reuniones y, al mismo tiempo, realizar ajustes para ayudar a finalizar el programa. Una vez cubiertas la mayoría de las plazas, es fácil que los profesores se coordinen entre sí, intercambiando las horas de reunión o formando parejas para dar cabida a más personas.

Algunas de las formas en que esto puede ayudar a agilizar la programación de las reuniones de invitados incluyen:

• Crear un horario que requiera una supervisión limitada: Intentar coordinar un calendario de reuniones entre varios participantes por correo electrónico puede ser un proceso largo y difícil. El uso de Doodle para coordinar la reserva de espacios de reunión puede simplificar significativamente la necesidad de recopilar información sobre disponibilidad y acortar el tiempo necesario para finalizar el itinerario de un invitado.

• Flexibilidad para que los profesores ajusten y reprogramen sus espacios sin involucrar al coordinador: **Los ajustes se pueden hacer de manera informal, directamente por el profesor que desea hacer el cambio, sin necesidad de involucrar al anfitrión.

• Eliminar la política en la programación de reuniones: **Uno de los verdaderos problemas a la hora de programar una serie de reuniones es la política de determinar quién está en el programa si no es posible satisfacer todas las solicitudes de reunión. Una inscripción en línea compartida, por orden de llegada, puede ayudar a aumentar la transparencia sobre cómo se formó el calendario de reuniones, reduciendo la necesidad de que el coordinador decida quién debe y quién no debe estar en el calendario.

Si está buscando una herramienta de programación para mejorar sus procesos de reuniones educativas y desea comparar Doodle con otras soluciones, visite nuestra página de comparación de competidores.

Autor: Gareth Keeves

Gareth es profesor de estrategia en la Universidad Rice y en la Universidad de California, Davis. Se doctoró en estrategia por la Universidad de Michigan. Disfruta reuniéndose con estudiantes y aprendiendo nuevas formas de mejorar la experiencia educativa en línea.